Ventajas de contar este servicio
Mejora la eficiencia y la productividad
Ahorro de espacio y dinero
Mayor seguridad y control de documentos
Mejora la colaboración y el trabajo remoto
Características del servicio de organización de documentos
Búsqueda de la información
Búsqueda, identificación y recopilación de toda la documentación por repositorio.
Foliación
Consiste en la enumeración correlativa de cada uno de los expedientes.
Clasificación
Clasificación de la documentación para la identificación de tipos de documentos.
Archivo e inventario
Realizamos el proceso de armado de paquetes, rótulos y encaje.
Ordenamiento
Ordenamos la documentación por criterios de numeración correlativa o cronológica.
Transferencia al archivo central
Asistencia para la transferencia de la documentación del cliente
Proceso de la Organización de Documentos
La organización de documentos es la tarea que pretende llevar un mejor manejo de toda la carga documental. Ya que, a través de un conjunto de soluciones especializadas tiene como resultado promover la gestión eficiente de los documentos. Así como, la clasificación de los archivos. De igual manera, la búsqueda e identificación y finalmente el ordenamiento de documentos.
Clasificación
La clasificación consiste en agrupar jerárquicamente los documentos mediante tipos o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.
Tipos de clasificación
- Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
- Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución.
- Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.
Organización
La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números, etc. La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.
Tipos de organización
- Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
- Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
- Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
- Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
¿Por qué elegirnos?
Con esta solución que le ofrecemos, Como resultado hace que sea mucho mas fácil y practico el control y seguimiento de los documentos. Así mismo asegurando que todos los documentos relacionados con un flujo de trabajo esta organizado de la forma apropiada y fácil ubicación para el propósito de auditorias, además de inspecciones.
Tecnología Cero papel ha desarrollado a lo largo de los años, una sólida experiencia al haber participado en diferentes proyectos en el campo de la organización de archivos, tanto en la empresa privada como en la Administración Pública.
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